1.2.7.1 Bedrijfsvoering organisatie gemeente

De gemeentelijke bedrijfsvoering is erop gericht om de doelstellingen zoals die in de Meerjaren Programma Begroting zijn geformuleerd, op een zo effectief en efficiënt mogelijke manier te bereiken. De manier waarop we daar in 2017 invulling aan hebben gegeven, vindt u in programma 10 'Bedrijfsvoering'.
De bedrijfsvoering van onze organisatie is voor een belangrijk deel gericht op de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. Dit hebben wij uitgewerkt in de paragraaf Dienstverlening.
Bedrijfsvoering en digitalisering zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Dat is temeer het geval omdat wij nu een periode van digitale transformatie doormaken. Daarom hebben wij een 'I-visie' opgesteld, waarin wij onze plannen schetsen voor de digitale dienstverlening en de transformatie van de organisatie.  
Sinds 2013 neemt Apeldoorn deel aan ‘Vensters voor bedrijfsvoering’. Dit online meetinstrument geeft inzicht in de wijze waarop Apeldoorn met haar bedrijfsvoering presteert ten opzichte van andere gemeenten. Deze benchmark levert daarmee waardevolle stuurinformatie op voor mogelijke bijsturing op onderdelen van de bedrijfsvoering.

Via het amendement "Royale inhoud" uit de raadsvergadering van 19 januari 2017 is besloten dat de volgende informatie wordt opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering:

• een meerjarig overzicht verloop formatie
• een overzicht per organisatieonderdeel met de stand van de inhuur, in fte
• een meerjarig overzicht van de automatiseringskosten

Deze informatie wordt hieronder opgenomen.

Meerjarig overzicht verloop formatie
De omvang van de vastgestelde formatie bedraagt per december 2017 1161 fte. Een kleine toename van ongeveer 20 fte.   

Toelichting op de formatiecijfers:
Mobiliteit en Ontwikkeling en Raadsgriffie zijn niet meegenomen.

Toelichting op de bezettingscijfers:
De bezettingscijfers zijn inclusief:

• medewerkers in vaste dienst
• medewerkers in tijdelijke dienst
• medewerkers die boven formatief in de eenheden geplaatst zijn (o.a. remplaçanten)
  - re-integratie kandidaten
  - medewerkers met een proefplaatsing
• De bezettingscijfers zijn exclusief JWP-medewerkers.
  

Inhuur

Meerjarenoverzicht externe inhuur

De inhuur is in 2017 ten opzichte van het voorafgaande jaar gestabiliseerd.
Tussen de eenheden zien we wat verschillen. Wat met name opvalt is de daling van de inhuur bij JZW en F&C. Bij JZW zien we dat de extra inhuur voor de opstart van de Decentralisatie minder nodig is. Bij F&C is inmiddels de reorganisatie afgerond waardoor de noodzaak tot tijdelijke inhuur minder is.
De eenheden waarbij de inhuur enigszins steeg POW, RL en WA hadden te maken met een reorganisatie dan wel voorbereiding op nieuwe wetten. De stijging van de inhuur bij Organisatie is grotendeels te verklaren door de reorganisatie bij het team Communicatie.    
Goed om te weten is dat het groeiende aantal trainees en de collegiale detacheringen vanuit andere overheden, ook in deze cijfers zitten.
We investeren in verdere flexibilisering van ons personeel. We constateren in toenemende mate dat functies geen structureel karakter hebben, maar dat tijdelijke opdrachten elkaar opvolgen. Door beperkte flexibiliteit binnen ons eigen personeelsbestand dwingen korte opdrachten en noodzaak tot snelle actie ons nu vaak tot inhuur van personeel. Door ons personeelsbestand meer ‘flexfit’ te maken en te houden kunnen we beter acteren bij snelle veranderingen in taken. Om bij te dragen aan doelstellingen van verjonging en kostenbeheersing willen we de komende jaren vaker trainees of langdurige inhuur die breed inzetbaar is gebleken in dienst gaan nemen.

De procentuele verhouding tussen vast en tijdelijk personeel is de afgelopen drie jaar gelijk gebleven, 93% vast, 7% tijdelijk. Het streven is dit tijdelijke deel zo klein mogelijk te laten zijn: waar mogelijk bieden we mensen een vaste aanstelling.  
Onder andere via de pilot ‘sturen op loonsom’ wordt hier het komende jaar aan gewerkt.  

Ziekteverzuim
In 2017 is het verzuimpercentage uitgekomen op 4,89%. De daling van afgelopen jaar wordt daarmee voortgezet.
De afgelopen vier jaar was het gemiddelde ziekteverzuimpercentage van de 100.000-plus gemeenten (exclusief G4) 5,15%. In 2015 en 2016 zagen we een lichte stijging.
In 2016 en 2017 hebben we een fors aantal stappen kunnen maken in de goede richting, het project: “integrale aanpak verzuim”, met daarin o.a. een bewustwordingscampagne, trainingen, nog meer focus op het goede gesprek en extra aandacht voor complexe cases. 

Ziekteverzuimpercentage 2011 t/m 2017 Gemeente Apeldoorn

Informatieveiligheid
In de Resolutie Informatieveiligheid, randvoorwaarde voor de professionele gemeente, BALV 29-10-2013 van de VNG, is afgesproken dat het college de raad informeert over informatieveiligheid door middel van een aparte paragraaf in het gemeentelijk jaarverslag.
De gemeente rapporteert reeds jaarlijks door middel van een apart jaarverslag informatiebeveiliging & privacy. Dit jaarverslag blijft gehandhaafd en wij verwijzen naar dit jaarverslag voor informatie over de informatiebeveiliging en privacy in brede zin.

Interne controle
Hieronder is informatie opgenomen over de verbeteringen in de interne controle. Hiermee geven we onder meer invulling aan de aanbeveling van de rekenkamercommissie bij de bespreking van de jaarrekening 2016.

In 2017 hebben we een nieuwe risico-aanpak opgesteld. Op basis van deze risico-aanpak zijn de uit te voeren interne controles bepaald. Net als voorgaand jaar is extra aandacht besteed aan de controles uit het sociaal domein.
De focus van de interne controles verschuift van niet alleen betrouwbaarheid en rechtmatigheid, maar meer richting effectiviteit en efficiency van processen. Dit biedt meer toegevoegde waarde voor de organisatie.

Ook experimenteren we met de inzet van nieuwe instrumenten zoals data-analyse (analyseren gegevens uit data-bases), process mining (procesanalyse) en IT-audits (interne beheersmaatregelen binnen de geautomatiseerde systemen).
Met onze accountant maken we afspraken welke interne controles voor hun controle relevant zijn en hoe we deze controles moeten inrichten om te voldoen aan de aangescherpte accountantseisen.

Er is kritisch gekeken naar (nut en noodzaak van) de inzet van de interne controlecapaciteit. Dit heeft geleid tot verschuivingen van de werkzaamheden, waaronder het meer centraliseren van de interne controlecapaciteit. Alle taken met capaciteitsbeslag zijn opgenomen in een werkplan IC.

Alle bovenstaande ontwikkelingen zijn vastgelegd in het interne controleplan 2018.